【Microsoft Office】 Word・Excelの利用に関して、使い分けを間違えている方を良く拝見する為、念の為に今一度確認して頂きたく記事にしようとおもいました。
パソコンで利用で一番多いのがメールとブラウザ、そしてWord、Excelの文書作成ではないかと思う。しかし、社内SEをしていると良く見かけます。使い方間違っている人。
何故、わざわざ別々のソフトになっているのか？
今一度考えてみよう。
この使い分けで、業務効率が格段とアップします。過去の文書が資産となる為、使いまわしが可能となるのです。
コレ間違って使っていると、二次利用する際に面倒なことになります。ちょっとした気遣いで誰でも出来ることですので、一度使い方を見直してみましょう！
【Microsoft Office】 Word・Excelは利用目的に応じて使用
今や文書作成と言ったら【Microsoft Office】となっている。一昔前の一太郎などのを利用している人は少数派になってしまっている時代。個人的には【Microsoft】一強時代が良いものなのか考えさせられてしまいます。
価格は高いが、Office文書をを作成する上では良くできたソフトであることも確かである。
それではこの二つの特徴と使用目的に合わせた使い方を説明しよう。また、大切な事は一度作成した文書は資産です。二次利用しやすいように文書作成を行いましょう。これをするだけで、文書作成効率が向上します。
Word文書の使用目的と注意点
- あくまでも文書の作成が目的です。よく見かけるのが、無理やりの様に表計算のように利用しているケースがあります。しかも表形式にせずに・・・。このような利用の仕方はやめましょう。ちょっとした表計算を入れるときはちゃんとテーブルを作って記載してやったり、Excelで作成した内容を挿入してやる方法もあるので、無理した利用はやめましょう。
- 無理やり「空白（スペース）」で体裁を整えるのを止めましょう。これをする方、一番多いです。「Word」には体裁が正しく整えられるようにできる機能があります。右揃え、左揃え、バーを利用しての位置調整などがきちんと整っています。
- リスト機能を正しく利用しよう。これもよく見かけるのですが、むりやり文書に「１．○○○」「２．○○○」と言ったリストを作成する場合に、無理やり数字を打ち込んで作成しているケースです。これもWordにはリスト機能が備わっており、これを上手く利用すると目次を作成した際に、リストの入れ替わりがあったりしても自動的に目次も変わってくれます。とても便利な機能なので、正しい使い方をしましょう。
- 写真や図形を挿入する場合に文書に直接貼り付けるの止めましょう。これも多いパターンとなります。このケースですと写真に吹き出しを付けて、文書を変更してみると吹き出しの位置が変わってしまったすることありまんせんか？実はWordには「描画キャンパス」という機能が備わっています。この機能を利用すればキャンパス内で写真や図形を描いてやれば良いのです。すると文書の体裁に影響を与えることはなくなります。
- ヘッダー・フッター・ページ設定機能をうまく利用しましょう。これを上手く利用するだけで、文書がカッコ良く見えたり、2ページになってしまったものが1ページに納まったりします。
これをやるだけで、Wordを使いこなしている人と思われるはずです。他にも色々な機能があるのですが、今回は良く利用するケースでの説明とさせてもらいました。
Excel文書の使用目的と注意点
- Excelで文書（表形式でない文書、通常の通達文書など）を作成するのは止めましょう。これもよく見かけます。「何故この文書をExcelで作成するのだろうか？」と思わされることが。何故よくないのかと言いますとその文書を二次利用する際にとても不便です。コピー＆ペーストする時に一つのセルずつWord文書に張り付けていかないといけないみたいな感じになり、とてもストレスを感じます。Excelはあくまでも表計算ソフトです。表形式になる文書作成を目的としているので、無理やりWordで作るような文書作成は絶対にやめましょう。
- Excelは表計算というだけあって計算関数などを良く利用することが多いと思います。ここで中途半端な知識を持っている人に多いのですが、表示させる数値が他のExcel文書から取込されるケースです。これ、使用用途によっては最大の武器になるのですが、その文書を不特多数の人が編集するケースでは止めた方が良いです。必ず、仕組みを理解していない人が出てきて、正しい表示ができなくなるケースが出てくるからです。また、他シートからの数値の取得も極力少なめにわかりやすくすることが大切です。筆者は過去に物凄いリンク嵐の文書の引継ぎをしたことがあります。職場の周囲の人は「作成した人じゃないとわからないから引継ぎが出来ない」みたいな酷い文書です。筆者は勿論、SEである為、解読しましたが、「なんでこんなに難しくしてしまうのだろうか？」と疑問に思いました。表計算は便利だけど複雑な作成はしないように心掛けしましょう。
- 標準の関数をなるべく使用するようにしましょう。もし、標準の関数で足りない場合はVBAを使用することになると思いますが、極力簡単なものに留めておきましょう。それ以上になるとExcelではなくAccessなどのデータベースソフトを利用することになるはずです。実は【Microsoft Office】って上手くできていて、きちんとした使い分けが大切なんですよ。
- Excelで作成した表形式のデータは2次利用することが良くあるはずです。CSVで吐出ししてデータベースに取込できるような作りが理想的な利用方法となります。その為、無駄にセルを結合することはやめましょう。2次利用のことまで考えてExcelを使いましょう。
- 自分以外の人が編集するようなExcel文書ではVBAを利用して画面表示して入力させたりするようなものは作らないようにしましょう。自分以外の人がメンテナンス出来ない機能は使わない。これは職場でのルールだと思います。（ソフトウェア会社に委託して作成してもらったものを利用するだけなら良いのですがね。多分ソフトウェア会社だとExcelで画面表示させるようなツールは作らないと思いますが・・・。）
Excelに関してはあくまでもシンプルに作成することを心掛け、データ2次利用のことまで考えて作成することが大切です。とても便利なソフトですので正しい使い方をしましょう。
まとめ
【Microsoft Office】 Word・Excelはとても便利なツールです。利用目的に応じて使い分けをし、正しい使い方を身につけましょう。今回はあくまでも社内SEをしている筆者が良く見かけるケースで説明させて頂きました。実際にどのようにしようするかは今後時間がある時に細かく説明していきたいとおもいます。また、本当に初心者の方は「習うより慣れろ」なので、実践しながら「実はこんな機能あるんじゃない？」と思ったらネットで検索してみましょう。意外と思いついた機能って搭載されていること多いですよ。
